Asana – Cómo crear un equipo

Como una de las aplicaciones de organización de equipos móviles y web más populares, Asana gira en gran medida en torno al concepto de equipos en cada organización. Los equipos son subconjuntos de miembros de una organización de Asana. Cada uno de los equipos tiene sus Integrantes, proyectos, chats y calendarios.

Si eres nuevo en Asana, probablemente quieras saber cómo crear un equipo. Probablemente también tengas muchas otras preguntas. Esperamos que esta guía le ayude.

Cómo crear un equipo en una PC con Windows, Mac o Chromebook

En primer lugar, no existe una aplicación de escritorio para Asana. Esto significa que no hay ninguna aplicación/extensión para Windows, Mac o Chromebook. Por lo tanto, accederás a Asana a través del navegador desde cualquier plataforma de escritorio/portátil que planees usar. Por tanto, el método es idéntico en los tres.

Hay dos formas de crear un equipo en Asana: a través de la Consola de administración y el Omnibutton.

Consola de administración

1. Navega hasta tu Consola de administración en asana
   
2. Haga clic en el equipos entrada, ubicada en la barra lateral en la parte izquierda del navegador
   
3. Seleccionar Crear equipo
   
4. En la ventana emergente, agregue el nombre del equipo y la descripción.
   
5. Luego, agrega los miembros que te gustaría que estuvieran en el equipo.
   
6. Seleccione la configuración de privacidad que prefiera
   
7. Una vez que hayas terminado, selecciona Crear equipo
   

Botón omnidireccional

1. Seleccione el botón naranja más (Omnibutton) en la esquina superior derecha del navegador
   
2. Realice los pasos descritos anteriormente.

¿Puedes crear equipos en iOS y Android?

Asana es una aplicación web y móvil: tiene aplicaciones responsivas en iOS y Android y se accede a ella a través del navegador en dispositivos de escritorio y portátiles. Desafortunadamente, hasta el momento, no hay forma de crear un equipo usando la aplicación iOS/Android en su teléfono o tableta. Sin embargo, existe una solución. Esto implica acceder a su organización de Asana usando el navegador de su tableta o dispositivo móvil y cambiar al modo de escritorio. Este modo mostrará la versión del sitio web destinada a escritorio.

Aquí se explica cómo acceder a la vista de escritorio en Safari y Google Chrome

Safari

1. Abra el navegador Safari
2. Seleccionar Solicitar sitio web de escritorio
3. Repita los pasos para volver a la versión móvil,

Google Chrome

1. Abra el navegador Google Chrome
   
2. Ir a Asana.com
   
3. Toca el ícono de tres puntos en la esquina superior derecha de la pantalla.
   
4. Toca la casilla de verificación junto a Sitio de escritorio
   
5. Desmarca la casilla para volver a la versión móvil del sitio.
   

Consejos de Asana para equipos

Ahora que has creado con éxito uno o varios equipos en Asana, probablemente estés ansioso por ponerte manos a la obra. En ese sentido, aquí hay algunos consejos para los equipos de Asana que seguramente los ayudarán a mejorar sus habilidades de organización.

Nomenclatura de tareas

Por esencial que parezca, nombrar tareas es una habilidad que a menudo se pasa por alto en la organización de equipos. A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a empezar.

1. Comience con un verbo (enviar, considerar, arreglar, implementar, etc.)
2. Utilice mayúsculas y minúsculas en la oración (no escriba en mayúscula la primera letra de cada palabra como ocurre con el caso del título), ya que esto hará que las tareas sean más fáciles de leer.
3. Sea conciso: no está escribiendo un ensayo sino asignando tareas, que es mejor que sean breves y directas.

Desactivar notificaciones por correo electrónico

Quizás piense que las notificaciones por correo electrónico están beneficiando a su equipo. Después de todo, si reciben una notificación, sabrán cuándo se realizan los cambios. Y como cualquier otro software basado en organizaciones, Asana te notificará cualquier cambio que ocurra. Los correos electrónicos comenzarán a acumularse y los miembros del equipo comenzarán a ignorar las notificaciones.

En lugar de esto, anime a los miembros del equipo a desactivar por completo las notificaciones por correo electrónico. Se les animará a visitar con frecuencia el tablero de planificación de Asana y, de hecho, a estar más actualizados con el trabajo.

Hoy, próximamente y después

En Asana, organizas tus tareas personales en Hoy, Próximoy Más tarde liza. Utilice estas listas, ya que harán que las cosas estén mucho más organizadas. Asana incluso ha asignado atajos para asignar entradas a cada una de las tres listas. Seleccione una entrada y seleccione Tabulador+Y, Tabulador+Uo Tabulador+Lpara asignar las tareas a Hoy, Próximoo Más tarde
listas, respectivamente.

Utilice otros atajos

Además de los tres atajos mencionados, existen otros que te ayudarán a navegar por la interfaz de Asana mucho más rápido. Por supuesto, no recordará ni utilizará todos y cada uno de ellos, pero aquí hay algunos que definitivamente recomendamos.

1. Mover tarea arriba/abajo – k/j
2. Archivo – I
3. Eliminar tarea seleccionada – Tabulador+Retroceso
4. Nueva tarea – Ingresar
5. Tarea de adición rápida – Tabulador+Q

Utilice la aplicación móvil

La aplicación móvil de Asana definitivamente no incluye todas las funciones de Asana en el navegador de escritorio, pero la aplicación es definitivamente útil. Hay versiones para iOS y Android. Cuando no esté en su escritorio, puede consultar la aplicación móvil para comprobar todo rápidamente, agregar tareas, agregar comentarios, etc.

Utilice proyectos con moderación

Organizar tu trabajo usando la función Proyectos en Asana es conveniente, pero si comienzas a intentar encontrar un proyecto perfecto para cada tarea, terminarás frustrado y perdiendo el tiempo. Crear tareas, asignarlas a personas y notificar a los miembros del equipo son fundamentales cuando se trata de organización.

Anime a su equipo a utilizar Asana

Dado que ya has elegido utilizar Asana para la organización del equipo, debes enfatizarlo. Ahora, los nuevos miembros del equipo no estarán muy dispuestos a usar Asana y aprender sobre ello. Lo tratarán como algo que deben usar. Para que los miembros de su equipo se incorporen a este software de organización, anímelos a crear tareas.

En lugar de crear una tarea en Asana para los miembros de tu equipo, contáctalos a través de la plataforma de comunicación del equipo o en persona y pídeles que creen una tarea para ti y te la asignen. Esto ayudará a los miembros de tu equipo a aprender cómo usar Asana y mejorar la sincronización del equipo.

Tareas recurrentes

En los negocios, algunas tareas que deben realizarse son únicas. Por ejemplo, “Comprar esta licencia de software”. Sin embargo, algunas tareas son recurrentes, por ejemplo, “Realizar una reunión semanal”. En lugar de crear una tarea para el stand-up de cada semana que ocurre el mismo día y al mismo tiempo, puede crear una tarea recurrente que se crea automáticamente cada semana. Las tareas recurrentes se pueden configurar para que se repitan según sus necesidades y preferencias.

El indicador de vacaciones

Para evitar confusiones y problemas de organización mientras estás de vacaciones, los miembros de tu equipo deben saber cuándo no estás disponible. Si configura su indicador de vacaciones en Lejos, tus compañeros de trabajo podrán verlo en todo momento, lo que puede ayudarlos a concentrarse en asignar la tarea a otra persona. Evitar confusiones es fundamental en la organización y planificación.

Mencionar Proyectos

Sí, probablemente sepas que puedes mencionar personas usando el @
firmar y agregar el nombre del usuario después. Sin embargo, Asana también te permite mencionar proyectos. Esto crea un enlace al proyecto que mencionaste, lo que facilita mucho la navegación. Para mencionar un proyecto, simplemente escriba las primeras letras después de escribir “@”.

Preguntas frecuentes adicionales

¿Cómo fusiono equipos?

Podrías pensar que fusionar dos equipos no es una función disponible en Asana. Pero los desarrolladores han pensado en esto, permitiéndote gestionar dos equipos juntos sin esfuerzo. Simplemente vaya a la tarea que desea mover, haga clic derecho en ella y seleccione Mover a otro equipo. Elija el equipo al que desea trasladar la tarea y listo.

¿Cuántos equipos puedes tener en Asana?

Puedes tener tantos equipos por organización en Asana como quieras. Sin embargo, la versión gratuita de Asana sólo permite 15 miembros por organización. Esta limitación es algo que vale la pena tener en cuenta si no desea pagar por una plataforma de organización.

¿Cuántos proyectos puedes tener en Asana?

No hay límite en la cantidad de proyectos que puedes realizar en una sola organización de Asana. Sin embargo, si la cantidad de proyectos activos llega a cientos, puede esperar problemas de rendimiento. Además, una gran cantidad de proyectos pueden resultar muy confusos.

¿Asana cuesta dinero?

Existe una versión gratuita de Asana, como se mencionó anteriormente. Sin embargo, el límite de 15 personas puede resultar problemático en algún momento. La versión Premium de Asana te costará $10,99 mensuales si eliges que te facturen anualmente. Si eliges la facturación mensual, Asana Premium cuesta $13,49 por mes. El plan Asana Business cuesta $24,99 al mes si se paga anualmente y $30,49 si se paga mensualmente. Finalmente, está el plan Enterprise, pero deberá comunicarse con Asana para obtener cotizaciones de precios.

¿Asana es buena para una persona?

Sí, incluso si planeas usar Asana para tu planificación personal, lo solucionarás rápidamente y resultará efectivo.

Equipos y Asanas

Asana tiene varias opciones de gestión basada en equipos, considerando que está enfocada al trabajo en equipo y la colaboración. Esperamos que el tutorial y los consejos que le proporcionamos aquí le ayuden a navegar por Asana sin problemas.

¿Te ha resultado útil este artículo? ¿Aprendiste un poco más sobre Asana? Si tiene más preguntas, no dude en visitar la sección de comentarios a continuación. ¡Disparen!