Cómo comentar en Airtable

Hacer comentarios en Airtable permite una comunicación efectiva sobre cambios, problemas y una colaboración sin esfuerzo con otros. Si necesita saber cómo comentar directa e indirectamente registros y archivos adjuntos, ha llegado a la página correcta.

En este artículo, le mostraremos cómo agregar comentarios a registros a través de computadoras de escritorio y dispositivos móviles, comentar archivos adjuntos y cómo recibir notificaciones de comentarios sobre cualquier registro que esté siguiendo.

Cómo comentar en Airtable

En primer lugar, para poder hacer comentarios es necesario ser colaborador de una base con permisos de comentarista, editor o creador. Siga los pasos a continuación para agregar un comentario a una conversación.

Para dejar un comentario en un registro, desde el panel de Airtable:

1. Accede a la base aplicable, luego dirígete al registro que deseas comentar.
   
2. En la esquina superior izquierda de la entrada del registro, verá:
   • Un número encerrado en un círculo del número total de comentarios dentro de ese registro.
     
   • O un ícono de expandir cuando no hay comentarios.
     
3. Haga clic en el icono de número/expandir para acceder a los detalles del registro.
4. En el lado derecho, en la parte inferior del Feed de actividades, comience a escribir en el cuadro de comentarios y luego presione Enter para agregar su comentario.
   

Para agregar un comentario directo:

Para @mencionar (alertar) a sus compañeros colaboradores, repita los pasos anteriores y luego en el cuadro de comentarios:

• Seleccione el símbolo @ que se encuentra en la esquina inferior derecha o escríbalo.
• Seleccione la persona a la que desea enviar el comentario de la lista que se muestra.
• Escriba su mensaje, luego presione Enter para enviar.

Lo bueno de @mencionar es que no solo se notificará a la persona que la etiquetaste, sino que también sabrá sobre cualquier otro comentario que hayas hecho en ese registro incluso sin mencionarlo.

Para eliminar o editar un comentario realizado anteriormente:

1. Vaya al registro donde reside el comentario que desea eliminar o editar.
2. Haga clic en el icono de número/expandir para acceder a los detalles del registro.
3. En el feed de actividad, seleccione los tres puntos a la derecha del comentario y luego:
   • Para editar seleccione Editar comentarioescribe lo que desees entonces Ahorrar.
   • Para eliminar seleccione Eliminar comentarioy luego confirme la eliminación.

Comentar un registro usando Airtable para dispositivos móviles

Actualmente, esta función sólo está disponible a través de IOS. Los registros en la vista móvil son tarjetas en lugar de parecerse a entradas de una hoja de cálculo como se muestra en la vista de escritorio. Para comentar sobre uno de ellos:

1. Accede a la aplicación Airtable y selecciona la base.
   
2. Toque un registro para expandirlo.
3. Clickea en el Actividad de registro (ícono de dos cabezas y hombros) en la esquina superior derecha.
   
4. Toque dentro del cuadro de diálogo en la parte inferior donde dice Agregar comentario.
   
5. Comience a escribir su comentario entonces Enviar.
   

Nuevamente, aquí enviarías tu comentario directamente a alguien tocando el símbolo @ o escribiéndolo, para que aparezca la lista de nombres del colaborador antes de escribir tu comentario.

Comentarios sobre archivos adjuntos

Agregar comentarios en los archivos adjuntos permite conversaciones y comentarios separados, etc., por cada archivo adjunto. Se pueden hacer comentarios sobre cualquier tipo de archivo.

Para agregar un comentario adjunto, haga lo siguiente:

1. Acceda a la base aplicable, luego vaya al registro.
   
2. En la columna Adjunto, haga clic en el archivo adjunto que desea comentar para ingresar a la vista previa del archivo adjunto.
   
3. El cuadro de comentarios se encuentra en la esquina inferior derecha de la vista previa del archivo adjunto.
   
4. Comience a escribir su comentario y luego presione ‘Entrar’ para enviarlo.
   

Al igual que con los comentarios grabados, puedes enviar un mensaje directo a alguien ingresando el símbolo @ para agregar el nombre.[s] antes de enviar el comentario. Serán notificados de su comentario.

Los comentarios de los archivos adjuntos se pueden ver a través de Airtable Mobile; sin embargo, agregar un comentario no está disponible actualmente.

Cómo recibir notificaciones de comentarios

Para recibir notificaciones de comentarios cada vez que alguien comente sobre un registro que le interesa, deberá configurar ese registro en Viendo comentarios. Si solo quieres recibir una notificación cada vez que alguien te etiquete, no es necesario que hagas nada. Haga lo siguiente para configurar la visualización de comentarios:

1. Acceda a la base, luego expanda el registro aplicable.
2. En la fuente de actividad, haga clic en el ícono de fuente WIFI/RSS a la derecha.
3. Seleccione “Ver comentarios”.

Preguntas frecuentes adicionales

¿Airtable es gratuito?

Hay planes gratuitos disponibles con Airtable. De forma gratuita, puedes agregar tantos colaboradores y bases como quieras, siempre y cuando cada base no exceda los límites de registro (detalles detallados en el precios); o necesitarás actualizar ese espacio de trabajo en particular a las versiones pagas.

¿Qué es un historial de Airtable?

El historial de revisión a nivel de registro proporciona una descripción general de los cambios realizados en cada registro, por qué usuario y cuándo vencieron; se muestra en el feed de actividad del registro.

¿Cómo agrego una columna en Airtable?

En Airtable, una columna se denomina campo. Hay dos formas sencillas de agregar un campo a su base:

• Desplácese hacia la derecha de su base.

• Haga clic en el botón ‘+’ al lado del último campo.

Luego podrá ingresar el nombre de la columna y elegir el tipo/estilo de una lista de opciones, por ejemplo, si el campo almacenará solo archivos adjuntos, seleccione Archivos adjuntos.

O:

• Haga clic en el icono hacia abajo dentro de la celda del nombre del campo.

• Luego seleccione ‘Insertar a la derecha’ o ‘Insertar a la izquierda’ para agregar un nuevo campo a la derecha o izquierda de esa columna.

¿Cómo uso los filtros Airtable?

Para conocer una forma sencilla de ocultar registros que no son relevantes para lo que desea centrarse, siga los pasos a continuación basados ​​en un escenario ficticio:

Desde nuestra base de búsqueda de empleo, queremos centrarnos en oportunidades de empleo donde [Action Date], [is after…], [a week from now]. Para configurar un filtro como este:

1. Abra la base correspondiente, luego seleccione la opción Filtrar.

2. Seleccione Agregar filtro; aquí configurará las opciones para filtrar.

3. Junto a Dónde; Se mostrará el nombre del primer campo de la base. Haga clic en el icono hacia abajo al lado.

4. Seleccione el nombre del campo de la columna para filtrar, en este caso, por su Fecha de acción.

• Ahora la opción ‘Es’ estará disponible, seleccione el icono hacia abajo y seleccione Está después… de la lista.

• En ‘Fecha exacta’, haga clic en el icono hacia abajo para seleccionar una semana a partir de ahora.

Esos registros se mostrarán automáticamente.

¿Cómo se etiqueta a alguien en Airtable?

Se puede etiquetar/notificar a alguien comentando un registro o archivo adjunto. Escribiendo o seleccionando el símbolo @ en el cuadro de comentarios. Los pasos para llegar al cuadro de comentarios se explican en la sección para agregar un comentario directo al principio de este artículo.

¿Cómo comparto una base de datos en Airtable?

Una forma sería crear un enlace para compartir base o un enlace para compartir de vista de solo lectura.

Nota: El enlace para compartir utiliza una URL privada generada aleatoriamente. Cualquiera que tenga acceso al enlace podrá ver su contenido, así que utilice esta función con precaución.

Para crear un enlace para compartir para toda la base, incluidas todas las tablas, haga lo siguiente:

• Acceda a la base correspondiente, luego haga clic en Compartir, que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.

• En el cuadro de diálogo para compartir base, seleccione Crear un enlace compartido para toda la base, que se encuentra en Enlace de base compartida.

• En el menú desplegable, seleccione la opción Enlace privado de sólo lectura para generar el enlace para compartir con la base.

Al crear un enlace para compartir vista solo para una vista específica de una tabla dentro de una base, los espectadores no podrán realizar ediciones en los registros ni verán registros ocultos. Una vez que se realizan cambios en la información de los registros/campos, se agregan registros/campos o se realizan cambios en lo que es visible en la vista; el espectador deberá actualizar su página para ver los cambios.

Para crear una vista para compartir:

• Acceda al menú deslizable haciendo clic en el selector de vistas; se encuentra hacia la esquina superior izquierda, debajo de las pestañas de la base.

• Luego seleccione Cuadrícula en Crear una vista.

Después de crear su nueva vista, tendrá la opción de asignarle un nombre, ordenar los registros manualmente o clasificándolos, mostrar u ocultar campos y filtrar registros.

• Con su vista seleccionada, haga clic en el botón Compartir hacia la esquina superior derecha.

• Luego, haga clic en el botón Compartir enlace de vista en la barra de vista para que aparezca el tipo de opciones de enlace de vista.

Airtable te ofrece lo mejor de ambos mundos

Airtable combina lo mejor de las hojas de cálculo con bases de datos, lo que la convierte en una poderosa herramienta de colaboración y gestión de proyectos. Comentar registros y archivos adjuntos es fácil gracias a su diseño colorido e intuitivo que recuerda a las hojas de cálculo de Excel.