Cómo configurar el correo de voz en RingCentral

Si dirige una empresa y busca optimizar su servicio al cliente y mejorar la satisfacción del usuario, configurar el correo de voz es fundamental. Con RingCentral, puedes hacer exactamente eso, ya sea usando tu computadora de escritorio o tu teléfono, cualquiera que sea tu forma preferida de operar.

Siga esta guía paso a paso para garantizar que su correo de voz esté configurado en uno que sepa que mantendrá contentos a sus clientes.

Configurar su correo de voz en RingCentral en escritorio y web

Si está acostumbrado a trabajar en su computadora, probablemente también le resultará más fácil configurar su correo de voz en ese dispositivo. Esto es posible a través de la web o la aplicación de escritorio de su computadora. Así es cómo:

1. Vaya a la aplicación RingCentral en su escritorio o inicie sesión en su cuenta en su versión web. Para un acceso más rápido y sencillo, también puede utilizar la opción “Inicio de sesión único”.
   
2. Una vez que haya iniciado sesión, encontrará “Configuración” en la parte inferior izquierda.
   
3. Vaya a “Teléfono” en la lista de opciones de la izquierda.
   
4. Desplácese hacia abajo hasta llegar a “Correo de voz”.
   
5. Habrá un botón “Editar” a la derecha. Tus saludos estarán activos todos los días y a todas horas, pero para cambiarlo accede a “Editar horario” y configura tus preferencias.
   
6. Para comprobar cuál es el saludo de su correo de voz actual, toque el botón de reproducción y escuche.
   
7. Si está satisfecho con el correo de voz predeterminado de RingCentral, puede dejarlo así, ingresar su PIN en la parte inferior y tocar “Guardar”.
   

Cómo configurar el correo de voz en RingCentralCómo configurar el correo de voz en RingCentral

Si el correo de voz predeterminado de RingCentral no es de su agrado y desea personalizar su saludo para que se ajuste a la imagen de su empresa, no se preocupe. Puedes lograrlo de varias maneras.

Sin embargo, antes de comenzar, primero deberá cambiar la configuración “Predeterminada” del menú desplegable a “Personalizada” en la configuración del correo de voz. Habrá tres opciones: agregar tu propio correo de voz a través de una llamada telefónica, usando tu micrófono o importando un archivo de audio.

A través de una llamada telefónica

Para configurar su correo de voz personalizado de RingCentral a través de una llamada telefónica:

1. Toque el botón “Teléfono” en la configuración actual.
2. Ingresa el número al que deseas que RingCentral te llame en “Llámame al”, a menos que quieras que utilice el número de teléfono que ya hayas proporcionado por otros motivos.
3. Haga clic en “Llamar ahora”.
4. Siga las instrucciones proporcionadas durante la llamada.
5. Vuelve a tu pantalla y toca “Listo”.
6. Haga clic en “Guardar” para confirmar su nuevo correo de voz de RingCentral.

Usando el micrófono de la computadora

Para crear el correo de voz grabando audio con su micrófono:

1. Cambie a “Micrófono de computadora”.
2. Si se le solicita que dé acceso a su micrófono, haga clic en “Permitir” cuando vea la ventana emergente.
3. Toque el círculo rojo para iniciar la grabación y hable inmediatamente por el micrófono de su computadora.
4. Haz clic en el botón azul para finalizar la grabación una vez que hayas dicho todo lo que quieres que escuchen tus futuros clientes. El botón azul le permitirá escuchar su grabación y saber si está satisfecho con su nuevo correo de voz. Si no estás satisfecho, puedes volver a grabarlo presionando nuevamente el círculo rojo y repitiendo el proceso de grabación.
5. Cargue la grabación terminada tocando la flecha que apunta hacia arriba.
6. Toca “Listo”.
7. Presione “Guardar” para finalizar y confirmar sus elecciones.

Importar un archivo de audio

Si ya tiene una grabación de audio personalizada en su dispositivo y desea usarla como su nuevo correo de voz de RingCentral, agréguela siguiendo estos pasos:

1. Haga clic en la última opción debajo de la opción “Personalizado”, es decir, “Importar”.
2. Toque el botón “Examinar”, que lo llevará a los archivos de su computadora.
3. Sólo podrás subir un archivo en formato .MP3 o .WAV, así que prepara previamente uno que cumpla con esta regla.
4. Toque “Abrir” para cargar el archivo de audio deseado.
5. Presione “Listo”.
6. Toca “Guardar” para terminar.

Nada es para siempre, así que cambia tu correo de voz tantas veces como quieras. Además, si cambia de opinión y desea volver a utilizar el correo de voz predeterminado de RingCentral, puede hacerlo haciendo clic en “Restablecer valores predeterminados” y “Guardar”.

Configurar el correo de voz en RingCentral en la aplicación móvil

Con su práctica aplicación móvil disponible para iOS y Android, RingCentral facilita la configuración de su correo de voz. Aquí están los pasos:

1. Vaya a la aplicación RingCentral en su dispositivo móvil.
   
2. Accede a tu perfil en la parte superior izquierda.
   
3. Vaya a “Teléfono”.
   
4. Busque “Correo de voz”.
   
5. Si no desea que su correo de voz se reproduzca las 24 horas del día, los 7 días de la semana, puede establecer un horario diferente yendo a “Establecer horario” y configurando su horario laboral.
   
6. Su correo de voz actual será el predeterminado establecido por RingCentral (puede escucharlo presionando el botón de reproducción). Para cambiarlo y agregar el suyo propio, cambie de “Predeterminado” a “Personalizado”.
   
7. Verás la opción “Grabar nuevo saludo”. Solo verá esta opción mientras configura su correo de voz a través de su teléfono.
8. Para comenzar a grabar, toque el círculo rojo. Para finalizar la grabación, presione nuevamente el botón rojo.
9. Una vez que esté satisfecho con la grabación, presione “Guardar”.
   

Configurar el correo de voz en RingCentral a través del portal de administración

Como administrador de una cuenta de RingCentral, puede configurar el correo de voz a través del portal de administración siguiendo estos pasos:

1. Inicie sesión en su cuenta en el sitio web de RingCentral para Portal de administración.
2. Acceda a “Mi extensión” desde el menú desplegable “Portal de administración”.
3. Toque la pestaña “Configuración” en la línea superior de menús.
4. Abra la sección “Desvío de llamadas y correo de voz”.
5. Navegue a la pestaña “Horas de trabajo”.
6. Seleccione “Enviar al correo de voz” en la sección “Llamadas perdidas”.
7. Escuche su versión actual de voz en off presionando el botón de reproducción. Si desea cambiarlo por uno personalizado, haga clic en “Editar”.
8. Cambie “Predeterminado” a “Personalizado”.
9. Grábalo y presiona “Guardar” una vez que estés satisfecho con la voz en off.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es mi PIN de correo de voz de RingCentral?

Su PIN de correo de voz en RingCentral es la contraseña que utiliza para acceder a sus correos de voz y verificar su cuenta. Puede encontrarlo en las secciones de correo de voz de su aplicación de escritorio y móvil.

¿Qué hago si recibo mensajes de voz pero no llamadas?

Lo primero que debes verificar si recibes correo de voz pero no llamadas es si tu RingCentral está actualizado a su última versión y si tu conexión a Internet es estable. A continuación, inicia y cierra sesión y haz que alguien te llame. Si esto no resuelve el problema, verifique si solo hay un dispositivo conectado a la cuenta y que la opción “No molestar” no esté activada accidentalmente.

¿Puedo cambiar el PIN de mi correo de voz en RingCentral?

Sí, puedes cambiar tu PIN para los mensajes de voz en RingCentral o el PIN de otros empleados si eres el administrador de la cuenta. Encontrarás la configuración de cambio de PIN en las secciones de correo de voz de tus cuentas móviles y de escritorio.

Servicio al cliente mejorado con el correo de voz adecuado

Los mensajes de voz le ayudan a trabajar en paz sin perder ninguna llamada importante ni perder clientes potenciales. Esto los mantendrá a usted y a sus clientes libres de estrés y tranquilos. Es más, si creas un saludo atractivo, harás saber a tus usuarios que te preocupas por ellos.

Cuéntanos en los comentarios a continuación si este artículo te ayudó a configurar tu primer correo de voz en RingCentral y cómo mejoró tu flujo de trabajo y servicio al cliente.