Cómo configurar una reunión en Microsoft Teams

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Desde el reciente aumento del trabajo remoto, Microsoft Teams se ha convertido en una opción para muchas organizaciones. Uno de los principales beneficios que disfrutará en Teams es la organización de reuniones.

Si no sabe cómo programar una reunión en Microsoft Teams, no se preocupe. Afortunadamente, no es un proceso complicado y le permitirá colaborar con los miembros del equipo en poco tiempo. Cuando esté listo para configurar una reunión en Teams, este artículo le guiará por los pasos.

Cómo programar una reunión futura en Teams desde un escritorio

Para programar una reunión para el futuro, necesitará la versión paga de Microsoft Teams. Organizar una próxima reunión es beneficioso para que todos los involucrados puedan prepararse. También puede consultar el calendario de todos para sincronizar los horarios y asegurarse de que los participantes estén disponibles a la hora de la reunión.

Hay tres formas de programar una reunión en una computadora de escritorio: desde el chat, a través del botón “Nueva reunión” del calendario o seleccionando un rango de calendario.

Programar una reunión en un escritorio desde el chat

Si desea programar una reunión entre los miembros del grupo de chat, puede hacerlo directamente desde la cadena de chat.

1. Debajo del cuadro de mensaje nuevo, seleccione la opción para configurar una reunión con los miembros del grupo de chat.
   
2. Complete los detalles de la reunión y confirme.
   

Tenga en cuenta que iniciará una reunión nueva y no mantendrá la información en el chat actual. Si desea que la información de la reunión se complete dentro del grupo, considere buscar en los canales de Microsoft Teams.

Al contrario de lo que pueda parecer, sólo puedes programar una reunión desde un chat normal, no desde un chat de reunión.

Una reunión de Teams puede albergar 1000 invitados que tienen permiso para interactuar y chatear en la reunión. Sin embargo, una vez que la reunión llegue a 1000 participantes, cualquier otra persona que se una estará en modo de solo visualización, hasta 10,000 espectadores.

Programar una reunión en una computadora de escritorio con el botón “Nueva reunión”

La segunda opción para programar una reunión es a través del botón “Nueva reunión” ubicado en el calendario. Microsoft Teams tiene una función que sincroniza los calendarios de varios empleados. Cuando programa una reunión con el calendario, puede ver la disponibilidad de otras personas en su organización. También puedes elegir qué miembros son obligatorios y cuáles son opcionales.

1. Abra el calendario en Microsoft Teams y haga clic en “Nueva reunión”.
   
2. Agregue invitados de su organización o externos con el enlace proporcionado.
   
3. Selecciona la ubicación física de la reunión o indica que será online.
   
4. Puedes agregar una agenda opcional.
   
5. Termine con las opciones adicionales y seleccione “Listo”.
   

Programar una reunión en una computadora de escritorio a través de un rango de calendario

La última opción para programar una reunión es seleccionar un rango en el calendario. Esto abre un cuadro emergente para completar los detalles de la reunión.

1. Seleccione un rango de tiempo del calendario.
   
2. En el cuadro emergente, confirme los detalles de fecha y hora. Puedes editarlos si quieres elegir un rango diferente.
   
3. Haga clic en “Guardar” para enviar el aviso de la reunión a todos.
   

Cómo programar una reunión futura de Teams desde un dispositivo móvil

Actualmente existe una forma de programar una futura reunión de Teams en un dispositivo móvil. Al igual que con las computadoras de escritorio, esto solo está disponible a través de la opción paga de Teams.

1. Dentro de la página del calendario de la aplicación, toque “Programar una reunión”. El ícono parece un pequeño calendario con un signo más.
   
2. En el formulario que aparece, ingrese el título de la reunión. Aquí puede agregar asistentes y especificar una fecha y hora.
   
3. Agregue opciones y detalles adicionales, como un cronograma de reuniones recurrentes o una descripción de lo que desea lograr en la reunión.
   
4. Toque “Listo” cuando todo parezca en orden.
   

Cómo iniciar una reunión inmediata

Aún puedes programar una reunión si no tienes acceso a la versión paga de Microsoft Teams. La limitación de la versión gratuita de Teams es que no puedes programar una reunión para el futuro. Solo puede programar una reunión para que comience inmediatamente. Siga los pasos a continuación para hacerlo.

Programar una reunión inmediata en una computadora de escritorio:

Siga los pasos a continuación para configurar una reunión instantánea desde una computadora de escritorio.

1. Navegue hasta el calendario y haga clic en el botón “Reunirse ahora”.
   
2. Asigne un nombre a su sesión y active o desactive las opciones de audio y vídeo.
   
3. Haga clic en “Unirse ahora” para comenzar la reunión.
   
4. Una vez que comience la reunión, puede invitar a personas a unirse a usted.
   

Programar una reunión inmediata en un dispositivo móvil:

“Reunirse ahora” aún no está disponible para dispositivos móviles, por lo que iniciar una reunión es un poco diferente desde su dispositivo Apple o Android.

1. Abra la página de inicio y seleccione “Reunirse”.
   
2. Toca “Reunirse ahora”.
   
3. Seleccione “Iniciar una reunión”.
   

Cómo invitar a alguien ajeno a mi organización

Si bien las funciones adicionales de Teams son beneficiosas dentro de una organización, es posible invitar a alguien de fuera de la organización, incluso si no tiene Microsoft Teams.

• En el área “Agregar asistentes” de la configuración de su reunión, puede ingresar una dirección de correo electrónico completa para cualquier persona fuera de la organización.
• Una vez que complete la configuración de una reunión, se proporcionará un hipervínculo asociado para esa reunión. Puede enviar este enlace por correo electrónico o mensaje de texto a cualquier persona para permitirle asistir.

Puede utilizar cualquiera de los métodos para invitar a alguien que no tenga Microsoft Teams. Se les dará la opción de utilizar una cuenta “invitado” no administrada para la reunión. Tenga en cuenta que dentro de Teams, su administrador puede establecer permisos para que los participantes “invitados” de la reunión restrinjan su capacidad de interactuar con la reunión.

Canales

Teams incluye “canales” que permiten a los asistentes a la reunión colaborar en tareas de trabajo asociadas como un equipo. Al configurar una reunión, es posible agregarla a un canal si desea un espacio correlacionado para que el trabajo fluya hacia un grupo desde una reunión. Una vez que tenga un canal, puede agregar un calendario, lo que permitirá programar reuniones futuras desde dentro.

Uso de reuniones en Microsoft Teams

Teams es una herramienta poderosa y ayuda a que las reuniones organizacionales se desarrollen sin problemas. Con las funciones de calendario y disponibilidad, nunca más tendrás que preguntarte qué horario de reunión funciona para los miembros del equipo. Con tantas opciones, puede configurar reuniones desde cualquier dispositivo que involucren a cualquier grupo de personas. Ya sea que esté organizando una reunión rápida de último minuto o planificando una reunión compleja de personas ocupadas, Teams puede garantizar su éxito al reunir a las personas.

¿Ha organizado reuniones de equipo con Microsoft Teams? Cuéntanoslo en los comentarios a continuación.