Si utiliza Google Sheets para una empresa o una organización, bloquear o proteger los activos de otro modo es clave. La modificación o eliminación accidental, los cambios maliciosos o las travesuras o errores generales pueden hacer que pierda su trabajo y, aunque Google mantiene una copia de seguridad del mismo, sigue siendo una pérdida de tiempo. Si desea restringir la edición de celdas específicas o proteger otros aspectos de Google Sheets, este tutorial es para usted.
Google Sheets es el equivalente de Excel y proporciona algunas herramientas de hojas de cálculo básicas pero potentes en la nube. Utilizo mucho Google Sheets y Docs. Si bien no son nada llamativos, contienen todas las herramientas esenciales necesarias para la productividad. Puede que no sean tan detallados como Office ni capaces de realizar tantas funciones, pero a menos que sea contador o gerente de proyectos, de todos modos no utilizará la mitad de las herramientas que vienen con Office.
Hay algunas formas de proteger su trabajo en Google Sheets. Te mostraré algunos de ellos.
Bloquear celdas en Google Sheets
Para restringir la edición de celdas específicas en Google Sheets, las bloquea. De esa manera, sólo usted o alguien que agregue a la lista aprobada podrá modificar esas celdas. Todas las personas con permiso para visualizarlas y verlas pero no modificarlas. Es una forma práctica de controlar quién hace qué con sus documentos.
Hay dos formas principales de hacer esto. Puede seleccionar celdas y bloquearlas o seleccionar la hoja completa y agregar excepciones. Te mostraré el primer método aquí y el método de excepción en un minuto.
- Abra su hoja y seleccione el rango de celdas que desea bloquear.
- Seleccione Datos y Hojas y rangos protegidos. Aparecerá una barra de menú a la derecha.
- Asigne al candado un nombre significativo y seleccione Establecer permisos.
- Seleccione Restringir quién puede editar este rango y configúrelo en Solo usted o agregue otros desde la opción Personalizado.
- Seleccione Listo una vez terminado.
Puede agregar otras personas con su dirección de Gmail o seleccionarlas de una lista dependiendo de cómo haya configurado Google Sheets. Una vez hecho esto, las celdas que especificó se bloquearán para cualquier persona excepto a quién le dé permiso. El candado es invisible hasta que alguien que no está en la lista intenta modificarlo.
Si no desea bloquear completamente las celdas, puede mostrar un mensaje de advertencia. Esto le permite alertar al editor que las celdas que están a punto de editar son importantes y que debe tener mucho cuidado.
- Abra su hoja y seleccione el rango de celdas que desea bloquear.
- Seleccione Datos y Hojas y rangos protegidos. Aparecerá una barra de menú a la derecha.
- Asigne un nombre al bloqueo y seleccione Establecer permisos.
- Seleccione Mostrar una advertencia al editar este rango.
- Seleccione Listo.
Con esta configuración, cualquiera que esté a punto de editar la celda protegida verá una advertencia emergente que le indicará “¡Atención!”. Estás intentando editar parte de esta hoja que no debería cambiarse accidentalmente. ¿Editar de todos modos? También hay un botón Aceptar específico para asegurarse de que el editor realmente quiera cambiar la celda. Esto es útil para recordarles a aquellos en quienes confía para editar su Hoja que esas celdas en particular requieren cuidado especial.
Bloquear toda la hoja de Google
Si bloquear celdas no es suficiente, puede bloquear toda la hoja de cálculo de Google para que sea de lectura exclusiva para todos, excepto para los usuarios aprobados. Sigue un proceso similar al anterior, pero hace que toda la hoja sea intocable en lugar de celdas específicas. Si estás presentando o compartiendo tu Hoja y no quieres que se altere, así es como la proteges.
- Abra la hoja que desea bloquear.
- Seleccione Datos y Hojas y rangos protegidos. Aparecerá una barra de menú a la derecha.
- Seleccione el interruptor Hoja en lugar de Rango.
- Seleccione la hoja específica si hay más de una.
- Seleccione Establecer permisos y agregue usuarios que puedan editar.
- Seleccione Listo.
Puede utilizar la misma disposición que el bloqueo de celda con respecto al bloqueo o la advertencia. Utiliza la misma configuración que la anterior, así que no te aburriré repitiéndola.
Agregar excepciones de celda a una hoja bloqueada
Mencioné anteriormente que hay una segunda forma de bloquear celdas y es bloquear toda la Hoja pero agregar celdas como excepción. Si tiene una hoja grande y solo una o unas pocas celdas para bloquear, esta puede ser la forma más sencilla de hacerlo. Así es cómo:
- Siga el proceso anterior para bloquear toda la hoja de Google, pero deténgase antes del paso 6.
- Seleccione Excepto ciertas celdas debajo del selector de Hoja.
- Agregue las celdas que desea que sigan siendo editables dentro del cuadro debajo. Continúe hasta que se incluyan todas las celdas.
- Seleccione Establecer permisos y continúe desde allí.
Puede agregar rangos inpiduales seleccionando un grupo y luego seleccionando el enlace Agregar otro rango debajo. Puede repetir todo lo que sea práctico para asegurar completamente su hoja.