Puede utilizar Excel para pidir la información en partes más pequeñas. Encontrar los datos que necesita y manipularlos es un objetivo importante para muchos usuarios de Excel.
Si tiene el nombre completo de una persona, es posible que deba concentrarse solo en su nombre o apellido. Por ejemplo, si envía un correo electrónico automatizado y amigable a sus clientes, debe utilizar sus nombres para evitar parecer impersonal. Si está revisando una lista de encuestados, puede ser importante usar solo sus apellidos u ocultarlos para mantener el anonimato.
Excel simplifica este proceso y existen muchos enfoques diferentes que puede adoptar. Aquí hay un tutorial que lo ayudará a crear columnas separadas de Nombre y Apellido usando fórmulas. También cubrimos el tema de los segundos nombres.
Fórmulas de Excel para pidir nombres en partes
¿Por dónde empiezas?
Separar los nombres
Esta es la fórmula genérica:
=IZQUIERDA(celda,BUSCAR(” “,celda,1)-1)
Para ejecutarlo, reemplace celúla con el puntero de celda que contiene el primer nombre completo que desea pidir. En este ejemplo, desea seleccionar B2 e ingresar la fórmula:
=LEFT(A2,FIND(" ",A2,1)-1)
Sin embargo, es importante tener en cuenta que en algunos dispositivos, esta fórmula utiliza punto y coma en lugar de comas. Entonces, si la fórmula anterior no funciona para usted, es posible que deba utilizar la siguiente versión:
=IZQUIERDA(celda;BUSCAR(” “;celda;1)-1)
En el ejemplo, usarías:
=LEFT(A2,FIND(" ",A2,1)-1)
Ahora puede simplemente arrastrar el controlador de relleno hasta el final de la columna Nombre.
La función IZQUIERDA le permite separar una cadena, comenzando desde el extremo izquierdo del texto. La parte ENCONTRAR de esta fórmula ubica el primer espacio en el nombre completo, por lo que obtienes la parte de tu nombre completo que viene antes de un espacio vacío.
Por lo tanto, los nombres con guiones permanecen juntos, al igual que los nombres que contienen caracteres especiales. Pero su columna Nombre completo no contendrá segundos nombres ni iniciales del segundo nombre.
¿Coma o punto y coma?
¿Por qué la fórmula no es la misma para todos?
Para muchos usuarios de Excel, las funciones de Excel utilizan comas para separar los datos de entrada. Pero en algunos dispositivos la configuración regional es diferente.
Para descubrir qué símbolo utiliza su Excel, simplemente comience a escribir la fórmula. Cuando empieces entra =IZQUIERDA(verá un texto flotante que le sugerirá el formato correcto.
Separar apellidos
Adopte el mismo enfoque para separar los apellidos. Esta vez, debes usar la fórmula DERECHA, que separa las cadenas comenzando por el lado derecho.
La fórmula que necesitas es:
=DERECHA(celda, LARGO(celda) – BUSCAR(“#”, SUSTITUIR(celda”, “, “#”, LARGO(celda) – LARGO(SUSTITUIR(celda, ” “, “”)))))
En el ejemplo anterior, usaría la siguiente fórmula en la celda C2:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH("#",SUBSTITUTE(A2," ","#",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))
Una vez más, es posible que tengas que cambiar de la coma a un punto y coma, lo que significa que es posible que tengas que usar:
=RIGHT(A2;LEN(A2)-SEARCH("#";SUBSTITUTE(A2;" ";"#";LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2;" ";"")))))
Los apellidos con guiones y los apellidos con caracteres especiales permanecen intactos.
¿Por qué esta fórmula es más compleja que la de los nombres? Es más difícil separar los segundos nombres y las iniciales del segundo nombre de los apellidos.
Si desea que los segundos nombres y las iniciales aparezcan junto con los apellidos, puede utilizar la fórmula:
=DERECHA(celda, LARGO(celda) – BUSCAR(” “,celda))
o:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))
o:
=RIGHT(A2;LEN(A2)-SEARCH(" ";A2))
Pero, ¿qué pasa si quieres separar los segundos nombres? Esto es menos común pero puede ser útil saberlo.
Separar los segundos nombres
La fórmula para los segundos nombres es la siguiente:
=MEDIO(celda, BÚSQUEDA(”“, celda) + 1, BÚSQUEDA(” “, celda, BÚSQUEDA(”“, celda)+1) – BÚSQUEDA(”“, celda)-1)
En el ejemplo anterior, obtienes:
=MID(A2,SEARCH("",A2)+1,SEARCH(" ",A2,SEARCH("",A2)+1)-SEARCH("",A2)-1)
Si su Excel usa punto y coma, la fórmula es:
=MID(A2;SEARCH(" ";A2)+1;SEARCH(" ";A2;SEARCH(" ";A2)+1)-SEARCH(" ";A2)-1)
Después de ingresar la fórmula, arrastre el controlador de relleno hacia abajo. Aquí hay una columna de segundo nombre agregada al ejemplo anterior:
Si el nombre completo no contiene segundo nombre ni inicial, obtendrá valores cero en esta columna, que puede mostrarse como #¡VALOR!. Para obtener celdas en blanco en lugar de #¡VALOR!, puede utilizar la función SI.ERROR.
Entonces, tu fórmula se convierte en:
=SIERROR(MEDIO(celda, BÚSQUEDA(”“, celda) + 1, BÚSQUEDA(” “, celda, BÚSQUEDA(”“, celda)+1) – BÚSQUEDA(”“, celda)-1)”,”)
o:
=IFERROR(MID(A2,SEARCH("",A2)+1,SEARCH(" ",A2,SEARCH("",A2)+1)-SEARCH("",A2)-1),"")
o:
=IFERROR(MID(A2;SEARCH(" ";A2)+1;SEARCH(" ";A2;SEARCH(" ";A2)+1)-SEARCH(" ";A2)-1);"")
Un enfoque para separar varios segundos nombres
¿Qué sucede si alguien en su lista tiene varios segundos nombres? Usando la fórmula anterior, solo se recuperará su primer segundo nombre.
Para resolver este problema, puede probar un enfoque diferente para separar los segundos nombres. Si tiene creadas las columnas de nombre y apellido, simplemente puede cortarlas. Todo lo que quede contará como segundo nombre.
Esta fórmula es:
=RECORTAR(MEDIO(celda1,LARGO(celda2)+1,LARGO(celda1)-LARGO(celda2 y celda3)))
Aquí, la celda1 se refiere al puntero de celda en la columna Nombre completo, la celda2 se refiere al puntero de celda en la columna Nombre, mientras que la celda3 se refiere al puntero de celda en la columna Apellido. En el ejemplo anterior, obtenemos:
=TRIM(MID(A2,LEN(B2)+1,LEN(A2)-LEN(B2&D2)))
o:
=TRIM(MID(A2;LEN(B2)+1;LEN(A2)-LEN(B2&D2)))
Si sigue esta fórmula, no tendrá que preocuparse por los valores cero.
Resumen rápido
Estas son las fórmulas que puede utilizar para pidir nombres completos en partes:
Nombre de pila: =IZQUIERDA(celda,BUSCAR(” “,celda,1)-1)
Apellidos: =DERECHA(celda, LARGO(celda) – BUSCAR(“#”, SUSTITUIR(celda”, “, “#”, LARGO(celda) – LARGO(SUSTITUIR(celda, ” “, “”)))))
Segundo nombre: =SIERROR(MEDIO(celda, BÚSQUEDA(”“, celda) + 1, BÚSQUEDA(” “, celda, BÚSQUEDA(”“, celda)+1) – BÚSQUEDA(”“, celda)-1)”,”)
Fórmula alternativa para segundos nombres: =RECORTAR(MEDIO(celda1,LARGO(celda2)+1,LARGO(celda1)-LARGO(celda2 y celda3)))
Separar nombres y apellidos sin utilizar fórmulas
Si no tiene ganas de escribir un montón de fórmulas que pueden ingresarse incorrectamente, aproveche el Asistente para convertir texto en columnas integrado de Excel.
- Asegúrate que Datos La pestaña se selecciona en el menú en la parte superior y resalta la columna que desea convertir.
- Luego, haga clic enTexto a columnas.
- A continuación, asegúreseDelimitado está seleccionado y haga clic Próximo.
- Ahora, seleccione Espaciode las opciones y haga clic Próximo.
- Luego, cambia elDestino a “$B$2” y haga clicFinalizar.El resultado final debería verse así.
Una última palabra
Hay muchas otras formas de solucionar este problema en Excel. Si ninguna de las opciones disponibles hace lo que necesita, investigue un poco más.
Usar fórmulas es relativamente simple y no depende de la versión de Excel que estés usando. Pero, lamentablemente, es posible que aún te encuentres con errores.
Por ejemplo, si el nombre completo de una persona comienza con su apellido, se pidirá al revés. Las fórmulas también tendrán problemas con apellidos que contengan prefijos o sufijos, como le Carré o van Gogh. Si el nombre de alguien termina en Jr., aparecerá como su apellido.
Sin embargo, existen modificaciones que puede agregar para resolver estos problemas a medida que aparecen. Trabajar con fórmulas le brinda la flexibilidad que necesita para abordar estas complejidades.