Cómo verificar el historial de edición en Google Sheet

Hojas de cálculo de Google Son útiles para almacenar y actualizar información valiosa. ¿Pero qué pasa si te gusta más la versión anterior del programa? ¿Puedes ver el historial de ediciones?

Afortunadamente, hay una función habilitada de forma predeterminada que te permite ver todos los cambios y restaurar el documento a la versión que más te guste. Además, puedes ver los cambios de celda específicos realizados por diferentes colaboradores. Sigue leyendo para descubrir cómo se hace.

Verifique el historial de edición de una celda

Si muchos colaboradores utilizan Google Sheets, significa que se agrega nueva información con regularidad. Todos los colaboradores deben estar familiarizados con las ediciones y estar al tanto de todas las actualizaciones.

Afortunadamente, existe una manera de ver el historial de edición de celdas en Google Sheets. He aquí cómo hacerlo:

1. Haga clic derecho en la celda que necesita.
   
2. En el menú desplegable, haga clic en “Mostrar historial de edición”.
   
3. Un cuadro de diálogo le mostrará todas las ediciones.
   

En la parte superior del cuadro de diálogo, verá teclas de flecha en las que puede hacer clic para moverse entre las ediciones. Podrás ver el nombre del colaborador que realizó las ediciones, la marca de tiempo de la edición y el valor anterior de la edición.

Tenga en cuenta que las filas y columnas agregadas o eliminadas, o cualquier cambio en el formato de la celda, no serán visibles en el historial de ediciones.

Verifique el historial de edición usando el menú

Verificar el historial de ediciones usando el menú es bastante simple. Esto es lo que debes hacer:

1. Primero, necesitas tener el archivo abierto.
   
2. Seleccione “Archivo” en la esquina superior izquierda del documento.
   
3. En el menú desplegable, elija “Historial de versiones”.
   
   Haga clic en “Ver historial de versiones”.
   
4. Una vez que hagas eso, verás la barra abierta en el lado derecho del documento.
   

La barra le permite ver todos los cambios realizados en el documento.

Para comodidad de los usuarios, los cambios se agrupan en períodos de tiempo. Por lo tanto, puedes navegar hasta la fecha que deseas consultar. Al hacer clic para expandir, verá todas las ediciones realizadas en esa fecha en particular. Si hace clic en la versión editada, aparecerá en su hoja de cálculo de Google. A su vez, podrás ver cómo queda esa hoja con esa edición en particular.

Nota: Al marcar “Mostrar cambios” en la parte inferior de la barra, se resaltan las celdas donde se realizaron cambios en la versión anterior. Es útil tener esta opción ya que le permite realizar un seguimiento siempre de las nuevas ediciones.

Verifique el historial de edición usando el teclado

Alternativamente, podemos verificar las ediciones del historial usando el teclado. La combinación de controles es diferente para usuarios de Windows y Mac. Si estás usando Windows, mantén presionado simultáneamente Ctrl + Alt + Shift + H. Los usuarios de Mac deben mantener presionado Cmd + Alt + Shift + H.

Verifique el historial de ediciones nombrando las versiones

Cuando crea una hoja, se le asignará, de forma predeterminada, el nombre de la marca de tiempo. Cuando se trabaja con muchas otras personas, puede resultar molesto revisar las fechas para encontrar lo que necesita. Google Sheet agregó una función que le permite nombrar cada versión y controlar más fácilmente sus ediciones o las de sus colegas.

Puede nombrar la versión actual navegando a “Archivo” y seleccionando “Historial de versiones”. Aquí verá la opción “Nombrar la versión actual”. Al elegir el nombre relevante para el documento, se ahorra a usted y a sus colegas tener que revisar versiones de hojas nombradas por fechas y elegir la correcta.

La hoja de cálculo de Google le permite agregar hasta 15 versiones con nombre.

Verifique el historial de edición permitiendo notificaciones

Cuando se realizan modificaciones en la hoja, la función integrada “Reglas de notificación” puede enviarle un correo electrónico de inmediato para informarle al respecto. Puedes decidir si quieres recibir correos electrónicos cada vez que alguien edite algo, o tal vez al final del día cuando puedas ver todos los cambios.

Sigue estos pasos:

1. Abra la hoja y navegue hasta “Herramientas”.
   
2. Desplácese hacia abajo y seleccione “Reglas de notificación”.
   
3. Luego haga clic en “Se realizan todos los cambios” y elija cuándo desea recibir un correo electrónico.
   
4. Finalmente, haga clic en “Guardar”.
   

Ahí tienes. De esta manera siempre estarás informado sobre las ediciones, sin tener que abrir la hoja y comprobarlo tú mismo.

Verifique el historial de ediciones habilitando el formato condicional

Cuando se agrega nueva información, puede resultar útil verla en diferentes colores o tamaños. Google Sheet tiene una función de “formato condicional” que le brinda una representación visual de los datos agregados. Para aplicar formato condicional, siga estos pasos:

1. Seleccione las celdas donde desea aplicar el “formato condicional”.
   
2. Haga clic en “Formato” y navegue hasta “Formato condicional”.
   
3. Se abrirá un menú desplegable con diferentes opciones. Busque “Reglas de formato” y en “Formatear celdas si…” seleccione “No está vacío”.
   
4. En “Estilo de formato”, elija el color que desee para sus celdas.
   
5. Haga clic en “Listo”.
   

Encuentre una solución que funcione para usted

Hay diferentes formas de realizar un seguimiento de las ediciones que se realizan en la hoja de Google que utilizan los diferentes colaboradores. Ahora no deberías tener ningún problema para hacerlo. Mantenerse al día con todos los cambios puede resultar difícil, así que asegúrese de encontrar una solución que funcione para usted.

¿Cómo se realiza un seguimiento de todos los cambios realizados en Google Sheets? ¿Te parecen útiles estos consejos? Comparta sus experiencias con la comunidad en la sección de comentarios a continuación.