Una de las características más impresionantes de Xero es que brinda una visibilidad inigualable de sus finanzas. Tiene una variedad de características para lograr este objetivo, una de las cuales es la capacidad de importar sus extractos bancarios. Sin embargo, es posible que le resulte difícil hacerlo si utiliza el software por primera vez.
No te preocupes: este artículo te mostrará los pormenores de la importación de extractos bancarios en Xero.
Cómo importar un extracto bancario a Xero
Aunque Xero es una plataforma sólida, no puedes enviar tus extractos bancarios directamente al programa. En su lugar, deberá transferir la información desde su plataforma de banca en línea.
Esto puede parecer abrumador, pero el proceso es bastante sencillo. El primer paso es crear un archivo CSV. La forma más común de hacerlo es descargarlo directamente desde su software de banca electrónica:
- Abra su aplicación de banca en línea e ingrese sus credenciales.
- Busque la transacción que desea importar a Xero.
- Descárgalo usando el formato SCV.
- Si es necesario, edite la información antes de importarla a Xero.
- Asegúrese de que los estados de cuenta estén guardados en su PC como un archivo CSV.
Descargar un extracto bancario desde su software de banca electrónica es sencillo. Pero como ocurre con todo lo relacionado con las finanzas, no siempre funciona sin problemas. Su programa puede impedirle descargar el archivo a su computadora.
Si ese es el caso, puedes configurar tu propio archivo de importación CSV usando Xero. Siga los siguientes pasos para hacerlo.
- Abra Xero y diríjase a la sección “Contabilidad”.
- Elija el mensaje que conduce a “Cuentas bancarias”.
- Encuentre la cuenta bancaria correspondiente.
- Elija la opción “Administrar cuenta” y presione la función “Importar estado de cuenta”.
- Utilice el enlace proporcionado para descargar su archivo.
Tenga en cuenta que si descarga su archivo CSV de esta manera, la plantilla será regional. ¿Qué quiere decir esto? Significa que el software determinará la región de su archivo de acuerdo con el idioma de su navegador. Sin embargo, si la plataforma no puede identificar su región, utilizará el inglés de Nueva Zelanda como predeterminado.
Una vez que su archivo esté listo, finalmente podrá agregarlo a su cuenta de Xero.
- Abra Xero y navegue hasta “Contabilidad”.
- Elija el menú “Cuentas bancarias” y busque la cuenta a la que transferirá su extracto bancario.
- Seleccione “Administrar cuenta”, seguido de “Importar declaración” y “Archivo para cargar”.
- Utilice el menú “Archivo para cargar” para agregar su extracto bancario. Arrastrar y soltar la declaración es la opción más rápida. Alternativamente, toque la función “Seleccionar archivo” para elegir un extracto de su dispositivo.
- Presione “Siguiente” y categorice los campos en columnas si la plataforma así lo requiere.
- Elija el formato de fecha preferido que desea utilizar para su extracto bancario.
- Toque “Siguiente” una vez más y examine su transacción antes de la importación. Este menú le permite eliminar cualquier transferencia que no desee incorporar a su importación.
- Después de revisar la información, toque “Importación completa” y eso es todo.
Cómo editar sus extractos bancarios antes de importarlos a Xero
Como se mencionó anteriormente, puede importar su estado de cuenta a Xero inmediatamente después de descargar o crear su archivo CSV. El programa no requiere que realices ningún ajuste en el archivo, pero esto no significa que no debas hacerlo. Editar parte de la información de su estado de cuenta le permite administrarlo más fácilmente una vez que esté en el sistema.
Hay varios tipos de ajustes que puede realizar al importar archivos. Uno de ellos es ingresar cierta información en sus campos.
Cantidad
Asegúrese de que sus ingresos y desembolsos estén organizados de manera uniforme. En otras palabras, no los coloque en columnas separadas y corra el riesgo de reducir la eficacia de su caja de herramientas Xero.
Además, la forma más intuitiva de presentar tus ingresos y egresos es la siguiente:
- Ingresos – valores positivos
- Desembolsos – valores negativos
Evite indicar decimales con comas porque puede sesgar los resultados, especialmente si tiene una gran cantidad de transacciones en su estado de cuenta.
Fecha
Otra gran ventaja de Xero es que te ofrece una gran cantidad de formatos para elegir. Puede encontrarlos al cargar sus estados de cuenta. Las soluciones más comunes incluyen:
- DD/MM/AAAA
- DD/MM/AAAA
- AAAA/MM/DD
Descripción
Una descripción no es obligatoria, pero le permite gestionar sus transacciones sin esfuerzo. Al proporcionar más detalles para transacciones inpiduales, no tendrá que preguntarse de dónde vino o por qué realizó el pago. Esto encaja perfectamente con su objetivo: mantener sus finanzas navegables y transparentes.
Tenedor
Los detalles de su beneficiario pueden ser la información más importante que debe incluir en su estado de cuenta. Le indica a quién realizó el pago, eliminando cualquier conjetura asociada con este proceso.
Puede utilizar contactos existentes de Xero para especificar sus beneficiarios. En ese caso, asegúrese de que el nombre en sus contactos de Xero sea idéntico al de su archivo. De lo contrario, corre el riesgo de crear duplicados y saturar su hoja de cálculo con información innecesaria.
Número de referencia y cheque
Si es como la mayoría de las personas, probablemente realice autorizaciones de tarjetas de crédito o pagos SWIFT a diario. Sin embargo, puede resultar difícil distinguir entre estas transferencias a menos que utilice un número determinado. Ahí es donde entra en juego su referencia. Asegúrese de agregarla a su archivo antes de cargar su declaración.
Lo mismo ocurre con los números de cheque. Independientemente de a quién lo hagas, querrás tener un número al lado de tu cheque para una identificación más fácil.
Errores de importación
Estos son algunos de los errores que puede encontrar al importar extractos bancarios a Xero:
- Datos no válidos: asegúrese de estar utilizando el formato correcto.
- Error de tiempo de espera: cargue menos transacciones a la vez.
- Hubo un problema al importar el archivo. Verifique si está usando el formato de columna o la alineación correcta.
Conviértase en una mente financiera prudente
No es necesario revisar manualmente sus transacciones cuando puede cargar extractos en Xero en cuestión de segundos. No olvide formatear su archivo correctamente e incluir datos esenciales para simplificar su gestión financiera.
