Uso de Google Drive Encryption: una guía

Los datos son un gran negocio, tanto para las empresas que los generan como para los piratas informáticos que quieren acceder a ellos para obtener ransomware o simplemente venderlos al mejor postor. De hecho, el problema de la piratería corporativa no hace más que empeorar. En 2022, 1.802 empresas sufrieron violaciones de datos, que afectaron a más de 422 millones de personas solo en EE. UU.

Esas estadísticas pueden hacerle preguntarse qué tan fuerte es el cifrado en la cuenta de Google Drive de su empresa. Después de todo, el cifrado es el escudo que desvía los intentos nefastos de acceder a sus datos, por lo que debe ser sólido. Este artículo explica cómo funciona el cifrado de Google Drive y qué puedes hacer para reforzarlo.

Cifrado estándar de Google Drive

Google cifra automáticamente cada archivo que subes a Google Drive. También cifra cualquier archivo que cree dentro del paquete Google Drive, como los creados con Google Sheets, Docs o Slides.

La empresa utiliza para este fin el cifrado AES de 256 bits, que significa “Estándar de cifrado avanzado (AES) 256”. Divide cualquier información que pasa en bloques, que cifra usando un cifrado para que el texto sea ilegible para cualquiera que no tenga la clave de la información, es decir, personas que no tienen acceso a su documento.

Google implementa este cifrado “en tránsito”, lo que significa que se aplica instantáneamente cuando cargas o creas un archivo en Google Drive.

Cómo aplicar cifrado del lado del cliente a Google Drive

Para muchos, el uso del cifrado AES de 256 bits es suficiente. Es un estándar de cifrado de grado militar que algunos afirman que es impenetrable, al menos para los piratas informáticos que utilizan métodos de fuerza bruta. Pero eso no elimina la posibilidad de que alguien pueda obtener acceso a la clave necesaria para descifrar sus archivos de Google Drive, como un empleado descontento que todavía conoce la contraseña. Lo que significa que es posible que desees otra capa de cifrado.

Google Drive proporciona esto con cifrado del lado del cliente.

Con el cifrado del lado del cliente, cifra los archivos de Google Drive a nivel local, complementando así la protección del cifrado estándar AES de 256 bits del servicio. Al activar el cifrado del lado del cliente a nivel administrativo, les otorga a sus usuarios la opción de decidir si cifran sus archivos localmente.

Debe tener una cuenta de Google con privilegios de “superadministrador” para habilitar el cifrado del lado del cliente. Suponiendo que lo hagas, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en tu Administrador de Google consola.
2. Localice el “Menú” (indicado por tres líneas horizontales) y seleccione “Seguridad”.
   
3. Haga clic en “Control de acceso y datos”, seguido de “Cifrado del lado del cliente”.
   
4. Desplácese hasta “Aplicaciones” y active el cifrado para las aplicaciones requeridas de Google Drive.

Si ya tienes configurado el cifrado del lado del cliente, específicamente en tu unidad organizativa principal, tu consola de administración de Google puede preguntarte si deseas anular esa configuración para el grupo en el que estás trabajando. Seleccione “Anular” para hacerlo, eligiendo “Heredar” para que el grupo herede la configuración que tiene en su grupo principal o “Guardar” para anular la configuración del grupo principal con su nueva configuración.

Nota: Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en surtir efecto. Una vez que se activa el cifrado del lado del cliente, sus usuarios pueden crear, copiar, cargar y modificar documentos cifrados a través de Google Drive.

Crear archivos cifrados en Google Drive

Con el cifrado del lado del cliente habilitado en el nivel de administrador, los usuarios de su organización pueden cifrar archivos a medida que los crean utilizando dos métodos.

Cifrar a nivel de Google Drive

Siga estos pasos para cifrar archivos a través de Google Drive:

1. Inicia sesión en tu Google Drive cuenta.
   
2. Haga clic en “Nuevo +” en la esquina superior izquierda de la pantalla.
   
3. Mueva el cursor sobre la flecha al lado del archivo de Google Docs, Presentaciones u Hojas de cálculo que desea cifrar.
   
4. Seleccione “Documento/presentación/hoja de cálculo cifrados en blanco”.
   
5. Cree en su ventana “Nuevo documento cifrado”.
   

Cifrar en el nivel de Documentos, Presentaciones u Hojas de cálculo de Google

También puedes cifrar documentos, diapositivas y hojas de cálculo sin iniciar sesión directamente en tu cuenta de Google Drive:

1. Abra un archivo de Google Docs, Presentaciones u Hojas de cálculo.
   
2. Seleccione “Archivo” en la parte superior de la pantalla.
   
3. Resalte “Nuevo” y seleccione “Nuevo documento cifrado/Presentación/Hoja de cálculo”.
   

Copiar archivos cifrados en Google Drive

Puedes copiar archivos cifrados de Google Drive siempre que hayas iniciado sesión en una cuenta que tenga acceso al cifrado del lado del cliente:

1. Haga doble clic o haga clic derecho en el archivo que desea copiar.
   
2. Elija “Hacer una copia”.
   

La copia también es versátil, ya que le permite agregar cifrado a los archivos de Google Drive que aún no lo tienen o eliminar el cifrado de aquellos que sí lo tienen. Después de hacer doble clic o hacer clic derecho en su archivo, seleccione “Hacer una copia descifrada” para eliminar el cifrado del lado del cliente del archivo, o “Hacer una copia cifrada” para agregar cifrado a los archivos que no lo tienen.

Subir un archivo cifrado a Google Drive

Habilitar el cifrado del lado del cliente permite a los usuarios cargar y cifrar archivos previamente no cifrados desde sus dispositivos locales:

1. Inicie sesión en su Google Drive cuenta.
   
2. Seleccione “Nuevo +” en la barra de navegación.
   
3. Resalte “Cargar archivo” y seleccione “Cifrar y cargar archivo”.
   
4. Elija el archivo que desea cargar desde el directorio de su dispositivo.
   

Agregar cifrado a un documento de Google Drive existente

Es posible que tenga documentos de Google Doc, Slide u Sheet existentes que desee proteger aún más con cifrado del lado del cliente. El proceso es sencillo, aunque existen algunas salvedades. Siga estos pasos para cifrar su documento:

1. Abra el documento, la diapositiva o la hoja de cálculo de Google.
   
2. Elija “Archivo” en la barra de navegación, seguido de “Hacer una copia”.
   
3. Seleccione “Agregar cifrado adicional”.
   

En cuanto a las advertencias, hay algunas características en los documentos de Google que deben eliminarse o perderán sus características dinámicas cuando los cifra.

Las características que el cifrado elimina del documento incluyen:

• Comentarios
• Sugerencias
• Campos de firma electrónica
• Cualquier rango protegido

En cuanto a la pérdida de dinamismo, las siguientes características se vuelven estáticas tras el cifrado:

• Formularios de enlace
• Hojas conectadas
• Listas de verificación
• Cualquier gráfico, tabla o imagen incrustada en el archivo.
• Arte de palabras
• La mayoría de las funciones de datos externos

Por lo tanto, su documento pierde parte de su usabilidad, lo que hace que aplicar cifrado del lado del cliente a un documento existente sea algo que sólo debe hacer si está satisfecho con un documento estático.

Archivos cifrados de Google Drive en dispositivos Android e iOS

Lamentablemente, Google Drive no ofrece a los usuarios de dispositivos Android e iOS la posibilidad de crear, copiar o cargar archivos cifrados del lado del cliente. Pero no todo son malas noticias: aún puedes descargar y obtener una vista previa de archivos cifrados en ambos tipos de dispositivos.

Sin embargo, ni siquiera esa característica es perfecta. Los usuarios de Android e iOS no pueden acceder a archivos cifrados de Documentos, Presentaciones u Hojas de cálculo de Google porque aún no son compatibles. Solo puede acceder a tipos de archivos compatibles con Google Drive pero que no forman parte del conjunto de herramientas de creación de documentos de Google, como archivos de Microsoft Word y PDF.

Cifrado simplificado con Google Drive

No es necesario utilizar soluciones alternativas complicadas de terceros (aunque es posible el cifrado de terceros) con Google Drives. La aplicación cifra automáticamente todo lo que crea o carga en ella con cifrado AES de 256 bits, además puede activar el cifrado del lado del cliente para protección localizada. Al combinar estos dos formatos de cifrado, sus documentos están protegidos contra intrusos maliciosos.

Ahora estamos listos para escuchar de usted. ¿Crees que las herramientas de cifrado que proporciona Google Drive son suficientes para proteger tus documentos? ¿Ha tenido algún problema con personas que acceden a archivos de Drive sin permiso? Cuéntanoslo en la sección de comentarios a continuación.